Vollzeit: Office Manager (m/w/d) für Minden - 19,50 € / Stunde
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Jobbeschreibung
Als Office Manager in einem wachsenden Unternehmen in Minden bist du verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und administrative Steuerung. Du sorgst dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und bist die zentrale Schnittstelle für alle Abteilungen. CALUMA vermittelt qualifizierte Office Manager an Unternehmen, die eine professionelle Leitung des Bürobereichs benötigen. Diese Vollzeitstelle bietet dir die Möglichkeit, deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten umfassend einzubringen.
Branche: Wirtschaft, Sekretariat
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Büromanagement (m/w/d)
Aufgaben:
In dieser Position bist du verantwortlich für die umfassende Organisation und Koordination des Büroalltags. Du steuerst administrative Prozesse, überwachst Abläufe und identifizierst Optimierungspotenziale. Die Koordination der Teamkommunikation, die Organisation von Meetings und die Erstellung von Protokollen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie das Management des Empfangsbereichs und die Betreuung von Besuchern. Du übernimmst die Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern, verwaltest Verträge und Unterlagen und bist für die Buchhaltungsvorarbeiten zuständig. Zudem koordinierst du Dienstreisen, verwaltest Firmenwagen und organisierst Firmenveranstaltungen.
Zusätzlich übernimmst du die Personaladministration inklusive Urlaubsplanung und Arbeitszeiterfassung, unterstützt bei Recruitingprozessen und hilfst bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Du bist verantwortlich für das Gebäudemanagement, koordinierst externe Dienstleister und verwaltest Büroflächen. Die Bestandsverwaltung und Beschaffung von Büromaterial sowie IT-Equipment liegt in deiner Verantwortung. Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Vorbereitung von Präsentationen und bei der Zusammenstellung von Entscheidungsvorlagen. Zudem übernimmst du die Koordination von Projekten und die Überwachung von Budgets im administrativen Bereich.
Anforderungen:
Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office Management oder Büroleitung. Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook) sind unerlässlich. Du solltest über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Erfahrung in der Personaladministration, Grundkenntnisse der Buchhaltung und im Vertragsmanagement werden erwartet. Ein hohes Maß an Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sind wichtig. Kenntnisse im Bereich Facility Management und in der Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil.
Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise. Deine kommunikative Kompetenz und dein sicheres Auftreten machen dich zum idealen Ansprechpartner für interne und externe Kontakte aller Hierarchiestufen. Du bist belastbar, flexibel und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Die Fähigkeit zur Priorisierung und ein ausgeprägtes Zeitmanagement zeichnen dich aus. Du arbeitest lösungsorientiert und proaktiv. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich. Serviceorientierung und ein hohes Qualitätsbewusstsein runden dein Profil ab.
Arbeitszeiten:
Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten liegen zwischen 8:00 und 17:00 Uhr von Montag bis Freitag. Eine Gleitzeitregelung ermöglicht flexible Arbeitszeiten.
Zusammenfassung:
Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position in einem wachsenden Unternehmen in Minden. Die Vergütung beträgt 19,50 € pro Stunde zuzüglich Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Du erhältst 30 Tage Jahresurlaub und hast die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge. Nach erfolgreicher Einarbeitung sind Home-Office-Tage möglich. Ein eigenes Büro, regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld mit technischer Ausstattung auf dem neuesten Stand runden das Angebot ab. Der Arbeitsplatz ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen, kostenlose Parkplätze stehen zur Verfügung. Kostenlose Getränke, Obstkorb und regelmäßige Teamevents werden ebenfalls geboten.
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