Vollzeit: Büromanager (m/w/d) für Koblenz - 20,50 € / Stunde
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Jobbeschreibung
Als Büromanager in Koblenz übernimmst du die zentrale Koordination aller administrativen Prozesse in einer expandierenden Rechtsanwaltskanzlei. Du fungierst als Dreh- und Angelpunkt für interne und externe Kommunikation und sorgst für einen reibungslosen Kanzleibetrieb. Der Arbeitsplatz befindet sich in einer repräsentativen Immobilie in zentraler Lage von Koblenz mit Blick auf das Deutsche Eck. Du arbeitest in einem anspruchsvollen Umfeld und übernimmst nach einer umfassenden Einarbeitung die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation.
Branche: Wirtschaft, Sekretariat
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)
Aufgaben:
Zu deinen Hauptaufgaben gehören die Koordination und Optimierung aller Verwaltungsabläufe, die Organisation und Protokollierung von Besprechungen sowie die Terminkoordination für mehrere Rechtsanwälte. Du übernimmst die Mandantenbetreuung, die Korrespondenz mit Gerichten und Behörden und bist für die Fristenkontrolle und -verwaltung zuständig. Zudem verantwortest du die Rechnungsstellung und das Mahnwesen, unterstützt bei der Buchhaltung und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Steuerberatern oder IT-Support.
Neben den Kernaufgaben übernimmst du die Personaladministration für die nichtjuristischen Mitarbeiter, hilfst bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder und unterstützt bei der Organisation von Kanzleiveranstaltungen und Mandantenevents. Du wirkst bei der Optimierung der Kanzleiabläufe mit, unterstützt bei der Implementierung neuer Software und hilfst bei der Pflege der Kanzleiwebsite und der Social-Media-Kanäle. Bei Bedarf unterstützt du auch die Rechtsanwälte bei Recherchen oder bei der Vorbereitung von Fachvorträgen und Publikationen.
Anforderungen:
Für diese Position ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, oder ein betriebswirtschaftliches Studium erforderlich. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einer Kanzlei oder im juristischen Umfeld, wird vorausgesetzt. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, gute Englischkenntnisse von Vorteil. Fundierte Kenntnisse in MS Office und Erfahrung mit Kanzleisoftware werden erwartet. Grundkenntnisse im Rechtswesen und in der Buchhaltung sind wünschenswert.
Du zeichnest dich durch hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten aus. Deine Dienstleistungsorientierung und dein professionelles Auftreten machen dich zur idealen Repräsentantin der Kanzlei. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Diskretion und absolute Zuverlässigkeit, besonders im Umgang mit vertraulichen Informationen und Fristen, sind für dich selbstverständlich. Deine Belastbarkeit, Flexibilität und Durchsetzungsfähigkeit runden dein Profil ab.
Arbeitszeiten:
Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche, in der Regel von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr. Eine gewisse Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung wird erwartet, um die Erreichbarkeit der Kanzlei während der Öffnungszeiten sicherzustellen. Gelegentliche Überstunden, beispielsweise bei Mandantenveranstaltungen oder in arbeitsintensiven Phasen, werden durch Freizeitausgleich oder entsprechende Vergütung kompensiert.
Zusammenfassung:
Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 20,50 € pro Stunde. Du übernimmst eine verantwortungsvolle Position mit hohem Gestaltungsspielraum in einer renommierten Kanzlei. Nach erfolgreicher Probezeit besteht die Option auf Übernahme durch den Kunden mit weiterführenden Entwicklungsmöglichkeiten. Du erhältst regelmäßige Feedback-Gespräche und die Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung durch Schulungen. Ein repräsentativer Arbeitsplatz in erstklassiger Lage mit modernster Ausstattung steht dir zur Verfügung. Darüber hinaus profitierst du von einer anspruchsvollen und abwechslungsreichen Tätigkeit in einem hochqualifizierten Team. Kostenlose Getränke, regelmäßige Teamevents und eine betriebliche Altersvorsorge runden das Angebot ab.
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